Beate Uhse centraliseert IT met Retailium software

Het Duitse erotiekconcern Beate Uhse Holding BV gaf ACA eind 2009 de opdracht om de automatisering van al zijn Duitse winkels op basis van Retailium software onder te brengen in één centraal ERP-systeem. Reeds eerder verzorgde ACA voor de gehele Nederlandse, Franse en Belgische retailtak van het concern een omzetting naar dit systeem.

Uniformiteit en efficiency
Beate Uhse Holding is in Nederland beter bekend van de Christine le Duc shops en postorderbedrijf PABO. Het concern exploiteert in Nederland, Frankrijk, België en Duitsland zo'n 250 winkels die opereren onder verschillende formulenamen. De keuze van het concern voor een herinrichting van zijn IT-omgeving wordt onderbouwd door zijn streven naar meer uniformiteit en efficiency. Er bestond daarnaast de behoefte aan meer zicht op de totale bedrijfsvoering en een betere afstemming van de bedrijfsprocessen binnen de gehele organisatie. Door de hantering van een uniformere werkwijze door de diverse werkmaatschappijen van Beate Uhse Holding is de kans op onderlinge interpretatieverschillen of fouten in de gegevensuitwisseling aanzienlijk kleiner. Bovendien worden hierdoor op termijn veel kosten en tijd bespaard.

Complex project
Het project voor Beate Uhse Holding omvatte onder meer een centralisering van de automatisering van 60 Duitse Beate Uhse winkels. Deze winkels beschikten vóór aanvang van het project nog ieder over eigen, losstaande financiële en logistieke administraties. In de nieuwe situatie dienden deze administraties binnen één centrale back-office informatiedatabase op het hoofdkantoor te zijn ondergebracht. Tegelijkertijd moesten de financiële administraties van de Duitse en Nederlandse dochterondernemingen van het concern gescheiden blijven binnen het ERP-systeem. Doordat Beate Uhse Holding in verschillende landen actief is heeft het concern te maken met verschillende prijsmodellen, prijsgroepen en BTW-stelsels die allemaal op de juiste manier in de diverse winkels dienen te worden toegepast. Dit was één belangrijk aandachtspunt bij de uitvoering van het project. Een ander projectonderdeel bestond uit het vervangen van de kassasystemen van de 60 winkels door de nieuwste kassaoplossing van ACA. De toevoeging van de Duitse winkels aan het centrale automatiseringssysteem was dan ook een ingewikkelde en omvangrijke operatie.

Live-gang
Medio april 2010 werd het project afgerond en ging de totale organisatie live met de aangepaste IT-omgeving op basis van Retailium ERP-software. Na vele voorbereidingen en inspanningen door de teams van zowel ACA als Beate Uhse Holding werden in één weekend tijd de financiële administraties van 13 verschillende bedrijven en alle daarbij aangesloten winkels geïntegreerd binnen het vernieuwde centrale automatiseringssysteem. Dit om overlast voor de retail tot een minimum te beperken.