Op automatische piloot door intensief gebruik EDI

Dat automatiseren niet alleen maar tijd kost bewijst Jörg Lorenzen van Mode Weiss uit Speyer (D). Dankzij communicatie met zijn belangrijkste handelspartner middels het gebruik van elektronische berichten (EDI) spaart hij veel tijd uit voor andere zaken. Volgens Lorenzen is logistieke samenwerking een teamsport. "Het is een kwestie van elkaar op de juiste wijze de gegevens toespelen", zegt hij. Lorenzen en zijn leveranciers “Street One” en “Esprit” laten zien hoe dit moet.

Enige tijd geleden is Mode Weiss overgestapt op “Retailium Enterprise”. Dit op Microsoft Dynamics NAV gebaseerde systeem benut alle voordelen van EDI. Zo worden niet alleen artikelgegevens automatisch aangemaakt, maar kost ook het inlezen van inkooporders, ontvangsten en facturen nog maar nauwelijks tijd. Lorenzen: "In de toekomst willen we onze leveranciers ook inkooporders en voorraad- en verkoopoverzichten sturen. Het systeem is hier al klaar voor." De implementatie van het nieuwe systeem is uitgevoerd door consultants van CABUS. Dit bedrijf heeft de gegevens uit het oude systeem probleemloos overgezet naar de database van Retailium Enterprise. CABUS heeft vestigingen in Hamburg, Lübeck, Bremen, Berlijn, Düsseldorf en Nürnberg.

Lorenzen: “Het vorige systeem heeft jarenlang goed gefunctioneerd, maar was niet meer up-to-date. De leverancier van het systeem is een paar jaar geleden failliet gegaan, waardoor nieuwe ontwikkelingen uitbleven. Vanwege de hoge graad van gebruiksvriendelijkheid en de goede integratie met andere Microsoft-producten was de keuze voor Microsoft Dynamics NAV snel gemaakt."

Het project omhelsde een aantal gebieden. Eén hiervan was het omzetten van de inkoopadministratie en het voorraadbeheer. Hierbij lag de nadruk op EDI-communicatie met de belangrijkste leveranciers. Verder zijn de kassa’s in de winkels omgezet naar een kassasysteem dat transacties direct terug rapporteert aan het centrale systeem. Na een paar uur kon Mode Weiss al met het systeem werken. Daarnaast werd voor analyses MS Excel (draaitabellen) geïnstalleerd, welke gegevens rechtstreeks uit het centrale systeem haalt. "Hiermee kan ik snel en gemakkelijk mijn informatie opvragen", aldus Jörg Lorenzen. Ten slotte werd ervoor gekozen de boekhouding uit te besteden aan DATEV. Natuurlijk worden de gegevens ten behoeve van de boekhouding ook elektronisch bij DATEV aangeleverd.