Bulkbestellingen voor sportclubs, scholen, jeugdverenigingen of bedrijven worden vaak geplaatst bij lokale ondernemers en hen kost de verwerking daarvan best veel tijd. Dat kan anders!
Wie wel eens op een voetbalvereniging of een andere sportvereniging komt herkent het beeld vast: elf spelers op het veld die allemaal in hetzelfde gesponsorde tenue lopen. Of gaat uw kind binnenkort op schoolreisje en heeft de hele klas eenzelfde shirt nodig? Of bedient u de lokale scoutingclub die u met uw bedrijf graag wilt voorzien van mooie schoenen of outfits? Mensen laten graag zien dat ze bij een vereniging of club horen en clubs vinden het op hun beurt belangrijk als een team allemaal in hetzelfde tenue verschijnt. Vaak worden die bestellingen geplaatst bij lokale ondernemers en hen kost de verwerking van deze (bulk)bestellingen best veel tijd. Dat kan anders!
Handmatige verwerking? Niet meer nodig!
In de praktijk zien we vaak dat bestellingen van sportclubs, scholen, jeugdverenigingen of bedrijven door ondernemers nog helemaal handmatig worden verwerkt. De bestelling wordt op een papiertje geschreven wanneer er een telefonische bestelling binnenkomt en later wordt er handmatig een document met een factuur gemaakt. Een hoop uitzoekwerk en een heleboel dubbele handelingen die de ondernemer onnodig veel werk kosten. Daarom hebben we in Winstore Online een nieuwe functie toegevoegd, Klantbestelling, die dit proces vereenvoudigt.
Met de functie Klantbestelling kun je als ondernemer één of meerdere artikelen die een klant wenst te bestellen op rekening verkopen. Nu is op rekening verkopen op zichzelf natuurlijk niets nieuws, maar deze nieuwe functie zorgt voor flinke tijdswinst op verschillende vlakken. We hebben ervoor gezorgd dat grote delen van het bestelling proces geautomatiseerd zijn en er ook nog eens professioneel uitzien! Hoe zit dat dan precies?
Eén document als basis
Wanneer je als winkelier de artikelen via de functie Klantbestelling boekt in Winstore Online, wordt er automatisch een document aangemaakt. Dit document kan een offerte, een orderbevestiging, een pakbon of een factuur zijn en vormt de basis voor het volgende proces. Laten we uitgaan van de situatie waarin we in eerste instantie een offerte opbouwen voor de klant: deze kan opgevraagd worden en na akkoord van de klant direct geboekt worden naar een factuur.
Zo kun je steeds met één druk op de knop het hele bestelproces netjes vastleggen in je systeem én deze aan de klant communiceren. Je bepaalt zelf welk document per transactie moeten worden gebruikt, waarmee het bestelproces eenvoudig op maat van de klant te maken is.
Helder inzicht én een professionele uitstraling
Als de klant akkoord gaat met de offerte ga je de goederen bestellen. Wanneer deze geleverd worden kan direct een factuur meegestuurd worden. Deze factuur staat in Winstore Online open in de lijst openstaande facturen. Nadat de betaling ontvangen is kan je de openstaande factuur in Winstore Online afboeken. Hierdoor is op ieder moment eenvoudig te zien welke posten nog openstaan. Een groot voordeel, omdat dit een heleboel uitzoekwerk en dubbele handelingen voorkomt. Het systeem doet het werk.
De functie Klantbestelling geeft niet alleen helder inzicht, het geeft ook nog eens een professionelere uitstraling aan je correspondentie met klanten. De lay-out van de documenten kan namelijk geheel naar wens worden aangepast. Zo kan er uiteraard een bedrijfslogo aan toegevoegd worden en ook de inhoud van het document (omschrijving van het artikel, prijs, verzendwijzen, etc.) zijn vrij in te delen. Is dit eenmaal geregeld, dan hoef je er nooit meer naar om te kijken. Geen losse documenten meer: het document wordt automatisch gegenereerd op basis van de gegevens die je in Winstore Online invoert.
Binnen Winstore Online is de functie Klantbestelling is overigens volledig in te richten naar de wens van de klant. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat er een apart afleveradres moet worden ingevuld en of er eventueel met een klantkorting moet worden gewerkt. Kortom: met de functie klantbestelling in Winstore Online breng je het verwerken van clubbestellingen naar een nieuw niveau zonder dat het jou als ondernemer veel tijd en extra handelingen kost!
Concreet levert bovenstaande werkwijze de volgende voordelen op:
- Voor de retailer zorgt deze werkwijze voor een flinke tijdsbesparing, omdat dubbele handelingen worden voorkomen.
- Ook een belangrijk voordeel: meer controle. Geen twijfel meer over welke facturen nog openstaan, maar in één overzicht helder wat er nog uitstaat. Dat scheelt uitzoekwerk.
- De functie Klantbestelling in Winstore Online zorgt voor een professionele uitstraling van offertes, pakbonnen en facturen door de nette en eenduidige look en lay-out die voor alle documenten die uw onderneming uitstuurt hetzelfde is.
Verder praten over dit onderwerp of meer informatie over wat ACA voor u kan betekenen? Neem dan contact op met Rob Asveld, Productmanager Winstore, per e-mail via rob@aca.nl of telefonisch via telefoonnummer 06 534 92 993.
Meer lezen over Winstore (Online)?
Foto:
Designed by Freepik