Het einde van het jaar nadert weer met rasse schreden. Veel ondernemers willen tenminste eenmaal per jaar goed in kaart brengen wat hun totale voorraad op dat moment is. Dat kan natuurlijk op meerdere momenten (wij adviseren dat ook te doen!), maar traditioneel zijn december en januari de maanden dat veel (fashion) ondernemers hun voorraadinventarisatie uitvoeren. Waarom is het zo belangrijk om te inventariseren en hoe werkt dit precies in Winstore / IPOS (Online)?
Waarom is het goed om te inventariseren?
Als ondernemer ben je dagelijks bezig met het zo goed mogelijk invoeren en bijwerken van je voorraad in Winstore / IPOS. Toch kunnen er, door verschillende oorzaken, fouten in deze gegevens sluipen. Met vervelende gevolgen van dien:
- Nee-verkoop: Als de voorraad niet klopt loop je meer kans op nee-verkoop. Zo zou het kunnen gebeuren dat een artikel volgens Winstore / IPOS niet meer voorradig is, maar dat later blijkt dat er tóch nog voorraad is. Het is toch vervelend als je klant dan al zonder een aankoop de deur uit is.
- Inkoopondersteuning: Je gebruikt de informatie uit Winstore / IPOS natuurlijk voor de budgettering van je inkopen. Maar als de gegevens niet correct zijn zal de budgettering onbetrouwbaar zijn, met alle negatieve gevolgen voor de inkoop.
- Boekhouding: de fiscus verwacht van een ondernemer dat de voorraadwaarde correct op de balans weergegeven wordt. Wijkt de waarde te veel af, dan loop je het risico dat de fiscus niet akkoord gaat met de belastingaangifte.
- Webshop: Als voorraadaantallen op de webshop niet kloppen, kan het voorkomen dat er onterecht een nee-verkoop plaatsvindt of dat een verkoop achteraf gecrediteerd moet worden. Voor ondernemers leidt dit tot veel extra handelingen maar ook tot irritatie bij je klanten.
- Fraude: Je gaat er niet vanuit, maar als de voorraadgegevens in Winstore / IPOS niet kloppen, is controle onmogelijk en dat zou in theorie interne fraude kunnen uitlokken.
Inventariseren: wij nemen jou werk uit handen
Genoeg reden dus om toch (ten minste) eens per jaar de gehele voorraad na te lopen en wijzigingen in je systeem te boeken. Een veelgehoord argument om niet te hoeven inventariseren, is dat ondernemers het zonde vinden om een dure handscanner aan te schaffen voor de enkele keer dat er geïnventariseerd wordt.
Omdat wij het belangrijk vinden dat je regelmatig inventariseert hebben wij een service ontwikkeld, die jou als fashionondernemer zoveel mogelijk de zorg uit handen neemt. Op die manier kun jij je focussen op wat echt belangrijk is: je winkel en je klanten. HUUR bij ons een MT2070 handscanner en wordt volledig begeleid door ons Winstore team. Hoe werkt het ?
- Je huurt bij ons een of meerdere MT2070 handscanner(s). Als je de scanner(s) hebt ontvangen en voor de start van de inventarisatie, neemt een van onze consultants contact met je op om samen de procedure door te nemen. Een korte maar complete bijgeleverde handleiding ondersteunt je ook nog waar nodig.
- Het daadwerkelijke inventariseren en scannen doe je zelf. De MT2070 is een makkelijk bedienbaar apparaat waarmee je snel je voorraad op kunt nemen. Om je een idee te geven, je scant ongeveer 600 stuks kleding en 1000 stuks schoenen in een uur. Als je klaar bent stuur je de scanner(s) terug naar ACA.
- Na ontvangst neemt de consultant opnieuw contact met je op. De consultant leest de scanner voor je leeg en verwerkt samen met jou de scangegevens.
- Eventuele verschillen worden besproken en het eindresultaat is dat jouw voorraad weer 100% up-to-date is.
Heb je wel (een) eigen scanner(s)? Ook dan kunnen we je natuurlijk ondersteunen met het verwerken van de resultaten als je dat wilt. Neem daarvoor contact met ons op.
Praktische tips
Graag geven we je nog wat praktische tips om je inventarisatie goed te laten verlopen. Dit is geen uitgebreide handleiding, maar het geeft je een overzicht van de noodzakelijke handelingen.
- Je inventariseert altijd per filiaal;
- Zorg dat je vooraf de kassanabewerkingslijst hebt leeggemaakt;
- Voordat je start met scannen moet je eerst een inventarisatiebereik aanmaken;
- Na het aanmaken van het inventarisatiebereik mogen er geen mutaties meer plaatsvinden in het filiaal. Denk aan filiaalmutaties, verkopen, ontvangsten enz.;
- Scan alle artikelen. Denk bij het instellen van de MT2070 aan het juiste filiaalnummer en de juiste scandatum;
- Start altijd het programma “MCL Link” op voor het leeglezen van de scanner;
- Een modebedrijf kan ongeveer 600 stuks per uur scannen, een sportbedrijf 700 stuks per uur en een schoenenbedrijf tot 1000 stuks per uur;
- Als het scannen is afgerond mogen er wel weer mutaties gedaan worden;
- Het verwerken van de inventarisatie hoeft niet meteen na het scannen, dit mag ook een aantal dagen later.
Wil je directe ondersteuning bij jouw voorraadinventarisatie? Neem dan contact op met het sales team!
Wil je meer weten over ACA / Winstore en hoe wij je kunnen helpen met jouw automatiseringsvraag?
Lees dan meer over onze expertise of neem contact met ons op.
