Hoe je veel tijd bespaart door het invoeren en matchen van inkoopfacturen te automatiseren
Hoeveel tijd besteed jij aan het invoeren en matchen van inkoopfacturen? Dat is natuurlijk afhankelijk van het aantal facturen dat je moet verwerken, maar het blijft een tijdrovende klus. Ten minste als je het hele proces handmatig uitvoert.
Stel dat je op jaarbasis 2.500 inkoopfacturen verwerkt, dat zijn gemiddeld zo’n 48 facturen per week en dan laten we de piekmomenten nog buiten beschouwing. In de praktijk gebeurt het nog regelmatig dat inkoopfacturen handmatig worden verwerkt en gecontroleerd. Dat houdt in dat je de facturen minimaal twee keer door je handen heen laat gaan. Met slechts een paar facturen per week is dit nog te overzien, maar ontvang je er tientallen of honderden per week dan wordt het al snel een vervelende klus waar je veel tijd aan besteedt. Dat kan veel sneller en makkelijker binnen XPRT.
Automatisch verwerken van inkoopfacturen door factuurscanning en matchen via XPRT
De meeste fashion bedrijven vinden het matchen van de inkoopfacturen niet de leukste bezigheid tijdens hun werkzaamheden. Toch hebben zij vaak met diverse leveranciers te maken waar ze verschillende artikelen van afnemen. De retailers die de inkoopfacturen nog handmatig verwerken zijn hier onnodig veel tijd mee kwijt.
Het verwerken van inkoopfacturen kun je natuurlijk ook geautomatiseerd uit laten voeren. Je bespaart er niet alleen ontzettend veel tijd mee, het geeft je ook een helder overzicht van je financiële administratie. Via XPRT kun je inkoopfacturen nu voorzien van één of meerdere kenmerken, zoals:
- je eigen ordernummer,
- het ordernummer van de leverancier,
- het verzendnummer van de leverancier.
Factuurscanning & Matchen
Daarbij kun je het invoeren van factuurkoppen automatiseren door middel van
factuurscanning. Binnen XPRT wordt het automatisch registreren van documenten, OCR-tekenherkenning (Optical Character Recognition) en een op tekst doorzoekbaar digitaal archief aangeboden. Met vooraf gedefinieerde e-mailadressen en mappen op een bestandsserver worden alle binnengekomen documenten automatisch gedownload en verwerkt met behulp van OCR. Papieren documenten kun je op dezelfde manier scannen en registreren.
De factuurscanning kun je laten verlopen via
Blue 10 of
Document Capture.
XPRT maakt de match op basis van de ingevulde kenmerken zoals die zijn ingegeven bij de ontvangst van de inkooporder. Wanneer de ontvangstregels zijn opgehaald, wordt de factuur gekenmerkt. Als vervolgens het documentbedrag (incl. BTW) gelijk is aan de optelling van de ontvangstregels, zal er direct een voorstel komen om de factuur te boeken. Facturen die niet overeenkomen moeten nog wel handmatig worden nagekeken. De werkwijze ziet er dan als volgt uit:
- Facturen die digitaal binnenkomen, bijvoorbeeld als pdf, importeer je in XPRT.
- Papieren facturen scan je in en importeer je vervolgens ook in XPRT.
- De scansoftware van Document Capture of Blue 10 herleidt de headers van de facturen en verwerkt deze in XPRT.
- In XPRT kies je voor het matchen van de facturen met de bijbehorende pakbonnen.
- De overeenkomende facturen worden klaargezet voor boeken, wat je vervolgens handmatig factuur voor factuur kunt doen. Het kan ook volledig geautomatiseerd plaatsvinden.
- De facturen waarin verschillen zijn geconstateerd worden apart geparkeerd ter controle.
In het kort:
- De goederen worden ontvangen met een verzendnummer.
- Er wordt een factuurkop ingeboekt met één of meerdere verzendnummers en het totaalbedrag van de factuur.
- Met één druk op de knop worden de ontvangstregels opgehaald. Het maken van selecties of filteren van informatie is niet nodig.
- Als het totaalbedrag van de factuur gelijk is aan het totaalbedrag van de goederenontvangst, dan wordt de factuur direct geboekt.
Door het matchen van inkoopfacturen te automatiseren hoef je zelf niet meer het hele proces te doorlopen. Middels het gebruik van verzendnummers kun je het matchen van de facturen zeer efficiënt uitvoeren en houd je meer tijd over om andere werkzaamheden uit te voeren.
Wil je meer weten over het automatisch invoeren en matchen van inkoopfacturen of ben je benieuwd naar de andere modules binnen XPRT? Neem dan contact op via
binnendienst@aca.nl of bel naar +31 (0)40 88 00 700.