Behoud de controle én bespaar tijd met het automatisch matchen van goederenfacturen

15 augustus 2018

Hoeveel tijd ben jij als ondernemer op weekbasis kwijt met het inkloppen van goederenfacturen en het controleren ervan? Bedenk eens wat je liever zou doen in die tijd: meer aandacht voor wat er speelt op de winkelvloer, tijd besteden aan je klant of misschien aan je webshop?

Als fashionondernemer heb je vaak te maken met het beheren van een grote diversiteit aan leveranciers. Het inboeken van facturen van bestelde goederen en vervolgens controleren en matchen van de pakbonnen is veel werk en kost vaak veel tijd. Tijd die je liever ergens anders aan besteed.

In de praktijk zien we het veel gebeuren: er wordt een stapel facturen geprint en deze worden één voor één handmatig ingeboekt. Een tijdrovend klusje, zeker wanneer het gaat om hoge volumes facturen. En dan laten we de kosten voor papier én toners om al die facturen uit te printen nog even achterwege (en het effect daarvan op het milieu). Stel je voor: je verwerkt 2400 goederenfacturen op jaarbasis (sommige van onze klanten hebben er meer dan 25.000 op jaarbasis!). Gemiddeld zijn dat er een kleine 50 per week, maar in de piekmomenten kunnen die aantallen flink oplopen. Boek je die facturen met de hand in en controleer je ze ook handmatig, dan betekent het dat iedere factuur minstens twee keer door je handen gaat.

Automatisch inboeken goederenfacturen

En dat terwijl je dat werk ook in minder tijd kunt doen. Of, omgedraaid: je kunt meer doen in de uren die je iedere (werk)week beschikbaar hebt. Het invoeren en controleren van inkoopfacturen kan echter ook geheel automatisch, wat ervoor zorgt dat je flink efficiënter kunt gaan werken. Hiervoor hebben wij als ACA een koppeling ontwikkeld met Blue10, waardoor ingescande facturen worden doorgestuurd naar onze softwareoplossing XPRT.

De digitale verwerking van inkoopfacturen omvat onder meer:

Het toepassen van factuurherkenning met behulp van Optical Character Recognition (OCR).
Het beschikbaar maken van een workflow voor de autorisatie en het terugzoeken van inkoopfacturen.
De volledige integratie met de administraties van je bedrijf in MS Dynamics NAV (onze XPRT software).

Automatisch matchen goederenfacturen

In de ideale situatie combineer je de dienstverlening van Blue10 met de module voor het Automatisch Matchen Goederenfacturen van ACA. De werkwijze is dan als volgt:

Facturen die digitaal binnen komen, bijvoorbeeld als pdf, zet je in een mailbox die gekoppeld is aan Blue10 (ook dit kan uiteraard automatisch).
Papieren facturen scan je in en plaats je vervolgens in dezelfde mailbox.
De scansoftware van Blue10 herleidt de headers van de facturen en stuurt deze door naar XPRT.
In XPRT kies je voor het matchen van de facturen met de bijbehorende pakbonnen.
De overeenkomende facturen worden klaargezet voor boeken, wat je vervolgens handmatig kunt doen, factuur voor factuur. Dit proces kan ook volledig geautomatiseerd plaatsvinden.
De facturen waarin verschillen zijn geconstateerd worden apart geparkeerd ter controle.

Dit volledig of gedeeltelijk geautomatiseerde proces heeft verschillende voordelen voor de afdeling financiële administratie van je bedrijf. Naast tijdbesparing omdat handmatig werk geautomatiseerd wordt, zorgt het simpelweg voor een eenvoudiger en sneller proces, omdat de financiële administratie of jijzelf als ondernemer alleen de facturen te zien krijgt waar een afwijking voor is gesignaleerd.

Snellere verwerking van facturen én reductie van fouten

Al met al versnelt deze werkwijze de doorlooptijden, reduceer je het risico op betalingen die te laat worden uitgevoerd én verkleint het de kans op fouten. Uiteraard werkt het automatisch inboeken ook op facturen die niet direct op goederen van toepassing zijn, ware het niet dat je dan niet te maken hebt met het controleren en matchen van pakbonnen.

Het automatiseren van simpele, maar tijdrovende processen als het verwerken en controleren van goederenfacturen kan dus zorgen voor meer overzicht én tijdbesparing. Geen duizenden facturen meer twee keer door je handen krijgen, maar tijd voor het optimaliseren van andere bedrijfsprocessen én je klanten. Omdat dat echt belangrijk is voor jouw fashiononderneming.

Wil je meer weten over ACA en hoe wij je kunnen helpen met jouw automatiseringsvraag? Lees dan meer over onze expertise of neem contact met ons op.

Meer lezen over de mogelijkheden van automatiseringsoplossing XPRT?